Dispusip Padang Siap Turun Tangan 'Bereskan' Arsip OPD

VALORAnews - Arsip merupakan bukti penting dalam kegiatan kedinasan dan keberadaanya di setiap OPD merupakan hal yang tidak dapat dielakkan, karena dalam kegiatan kedinasan sehari-hari pasti akan menciptakan dokumen yang lama-lama bertumpuk menjadi arsip.

"Hal yang perlu dilakukan adalah menata arsip tersebut dalam tatanan yang sistematis, sehingga mudah untuk menemukannya kembali dan mudah pula untuk melakukan penyusunannya," ungkap Arsiparis Ahli Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Padang, Yanrifnal JP saat menata arsip pada Bagian Pembangunan Setdako Padang, Selasa (15/10/2019).

Uda Yan, demikian satu-satunya Arsiparis di Kota Padang tersebut akrab disapa, tampak semangat melakukan tugasnya dibantu mahasiswa magang dari D3 Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Negeri Padang, Sri Noviyanti Putri dan Rahimah Hayuni. Turut andil Plt Kasi Pembinaan Kearsipan Dispusip Padang, Ermawati.

"Intinya, kita di OPD secara garis besar menciptakan 2 jenis arsip, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu."

Baca juga: RUMAH BACA KMB Gelar Pelatihan Literasi di Ranah Pesisir

"Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensi (jangka waktu penyimpanannya) dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan," jelas Yanrifnal.

"dinamis dapat pula dibagi 2 yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Yanrifnal menambahkan, pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif yang diciptakan OPD, dikelola oleh OPD tersebut atau OPD pencipta arsip. Sedangkan posisi lembaga kearsipan daerah di OPD, sifatnya adalah pendampingan dan pembinaan. Hal ini diatur oleh UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang pelaksanaannya diatur oleh PP No 28 Tahun 2012.

"Jika OPD ingin menata arsipnya sesuai aturan yang berlaku, seperti yang hari ini dilakukan Bagian Pembangunan dan beberapa OPD lainnya beberapa waktu lalu, silakan minta bantuan Arsiparis yang ada di lembaga kearsipan Kota Padang dengan mengirimkan surat resmi ke Dispusip Kota Padang."

Baca juga: Hidayat Beberkan Pembenahan Sektor Kesehatan, Ekonomi dan SDM jika Dipercaya jadi Kepala Daerah

"Insyaa allah dengan senang hati kami akan turun tangan untuk membantu," tutur Yan yang berharap setiap OPD mempunyai anggaran khusus untuk penataan arsip.

Penulis:
Editor: Devan Alvaro
Sumber: